Uma caixa de e-mail repleta de mensagens, muitas que não interessam ou não são importantes, pode tomar muito tempo e reduzir a produtividade diária; seja no trabalho ou na vida pessoal. Algumas dicas organizadas pelo LinkedIn, a rede social voltada para contatos profissionais, podem ser bem úteis para minimizar esse problema e melhorar seu dia. Confira.
1. Identifique os remetentes
Não é incomum recebermos uma quantidade de mensagens de pessoas que as encaminham por impulso ou propaganda, principalmente quando utilizam o recurso ‘CC’ (Carbon Copy, ou com cópia). Observe quem os envia diretamente ou utiliza ‘CC’ para iniciar sua busca pelo menor número de e-mails. Há facilitadores para isso como o GMail Meter e o Immersion;
2. Peça educadamente para reduzirem o número de e-mails enviados
Agora que você já sabe os nomes dos remetentes, é hora de ter uma conversa sobre isso com cada um deles. Peça que o seu contato evite os excessos e sugira alternativas de comunicação além do e-mail, como pessoalmente, por telefone, rede social ou outro meio.
3. Estabeleça regras para ser copiado nos e-mails
Muitas vezes somos inseridos em e-mails com cópia com pouca ou nenhuma utilidade. Se este for seu caso, peça ao remetente para que lhe encaminhe tais documentos somente em situações nas quais sua presença seja realmente importante ou crítica para o assunto.
4. Opte pelo telefone em vez de uma sequência de e-mails
Caso você perceba que será necessário mais de dois e-mails para resolver um assunto, opte por fazer isso por meio de uma ligação telefônica. Assim, você poupará tempo e potencialmente ganhará objetividade ao fazer uso de expressão vocal em vez de escrita.
5. Pare de usar o e-mail como o único canal de comunicação online
Se você acha que e-mails são ótimos para facilitar a comunicação online, lembre-se que há outros meios igualmente (ou mais) eficientes. Caso necessite uma conversa mais ligeira, utilize mensageiros instantâneos como o WhatsApp e WeChat. Se o assunto requer maior interação, uma conferência por voz ou vídeo com Skype e Hangouts pode ser uma opção.
6. Utilize ferramentas de seleção e filtros
Se sua conta de e-mails é bombardeada diariamente por mensagens indesejadas, talvez seja hora de iniciar o uso de programas de filtro. Mesmo com seções em serviços de e-mail voltadas para a seleção e filtragem da caixa de entrada, há outros serviços como o Unroll.meou SaneBox, capazes de otimizar ainda mais o gerenciamento de sua caixa de entrada cancelando inscrições em newsletters e mensagens eletrônicas de serviços de Internet.
7. Utilize cópias ocultas
Se você quiser permitir que alguém visualize um e-mail e esta pessoa não for necessariamente parte da conversa, tente usar o recurso de cópia oculta 'Cco' em vez da cópia comum 'CC'. Isso funciona bem quando você é apresentado a alguém via e-mail ou precisar estar ciente de alguma situação. Use apenas a cópia oculta quando necessário.
Gostou? Coloque estas dicas em prática e deixe seu e-mail mais organizado e produtivo.
Via LinkedIn